Modernisation et digitalisation de l’administration RH chez Vinci Autoroutes

La dématérialisation renforce le service RH des trois sociétés du groupe et valorise l’image de marque.

Vinci Autoroutes s’est lancé dans la dématérialisation il y a 5 ans. Le groupe regroupe trois sociétés Cofiroute, ASF et Escota, qui emploient en tout 6 000 salariés. Nous avons mis en place des ateliers ‘d’idéation’ qui sont déclinés dans chaque société pour moderniser nos process RH qui étaient plutôt empiriques et surtout pour les dématérialiser. Nous voulions gagner en productivité et être à la pointe de la technologie, dans le respect de l’Environnement. Nous voulions aussi optimiser l’intégration des nouvelles recrues. Nous avons débuté notre premier projet de dématérialisation dès 2017 avec le lancement de notre portail de service RH dénommé ‘MonaLisa’. Ce portail propose aujourd’hui aux salariés, via leur smartphone et tablette, un portail de service RH complet. Au départ, il s’agissait uniquement de liens vers différentes applications externes (mutuelles, sécurité sociale, etc). Puis en 2018, nous avons lancé la dématérialisation des bulletins de salaire dans les trois sociétés. Cela a été la première grande étape de notre digitalisation. En mars 2018, nous avons continué notre modernisation à l’aide d’ateliers ‘d’idéation’ afin d’étoffer notre offre RH d’outils dématérialisés. En janvier 2019, nous avons décidé de mettre en place un coffre-fort électronique. Puis, nous avons commencé par numériser l’ensemble des dossiers RH papiers à l’aide d’un prestataire externe. En 2020, la V2 de ‘MonaLisa’ voyait le jour.

Gestion documentaire facilitée et accélérée

Le service RH propose désormais aux salariés différentes fonctionnalités digitalisées telles que : un coffre-fort personnel, un dossier personnel et la e-signature pour ces documents administratifs. Pour la signature électronique, nous utilisons la technologie Docusign, conforme eIDAS.

Le portail dédié aux salariés comporte une base de connaissances RH avec de nombreux articles permettant de mieux connaître nos 3 sociétés, et, des formulaires RH pour transmettre facilement des données et documents. Les processus sont tous automatisés. La connexion est facile (technologie SSO –Authentification unique) avec une accessibilité depuis l’extérieur (PC, smartphone). La bibliothèque d’articles et de formulaires RH comprend des

informations en matière de santé et de prévoyance, de compte épargne temps (CET), de gestion des absences et des temps de travail, de rémunération et avantages, de démarches administratives, de carrière et mobilité, d’épargne salariale, de vie dans l’entreprise, de dialogue social, de formation et de retraite. En fonction du type de formulaires, les workflows sont différents et redirigés vers les services concernés, les managers ou les gestionnaires RH, ou encore le service paie.

Plus de 60 articles ont été rédigés par société et une vingtaine de formulaires déposés, classés par catégorie et disponibles en consultation dès l’ouverture du portail depuis le 6 janvier 2020, 7/7 jours et 24/24 heures. La bibliothèque RH évolue en fonction de la vie de l’entreprise et des demandes et besoins des salariés. Les articles sont modifiables par les équipes RH. Nous avons également mis en place un processus dédié à l’accueil du salarié. Les nouveaux embauchés reçoivent automatiquement un mal de bienvenue de notre DRH et sont invités à réaliser en ligne un parcours de renseignements et à remplir et signer de nombreux documents administratifs et contractuels.

Pour les équipes RH, nous avons organisé à un plan de classement afin de retrouver facilement les documents. L’ensemble des dossiers RH des trois sociétés ont été triés, numérisés et rangés sur la base d’un plan de classement identique, dans le respect de la confidentialité et du RGPD.

L’effet Covid sur l’accélération de la dématérialisation

Actuellement, le taux de dématérialisation est de 83% et le taux de refus de la dématérialisation seulement de 17%. La pandémie nous a conforté dans notre stratégie, puisque nous nous sommes aperçus que le coffre-fort électronique avait également pu être un support de communication efficace avec nos salariés et nous avait permis de maintenir le lien, tout en les informant des règles sanitaires à respecter et en leur fournissant les attestations dont ils avaient besoin. Beaucoup de salariés ont été convaincus pendant cette période de l’efficacité de la dématérialisation. En 2020, nous avons signé 3 400 documents grâce à la signature numérique. Pendant les périodes de confinement les demandes de formulaires ont explosé. Afin de faire adhérer l’ensemble des salariés, nous avons lancé des campagnes de communication avec des affiches « Tous connectés », des push mailings, des Cafés connectés, ainsi que la publication d’articles et vidéos.

La dématérialisation a fait évoluer nos pratiques RH pour arriver à une suppression du papier (près de 200 000 impressions de bulletins de paie et annexes supprimées par an) et une forte diminution des échanges mails et physiques avec les équipes RH. Les salariés ont pris maintenant l’habitude de communiquer via leurs smartphones professionnels. Tous les mois nous avons de nouvelles demandes pour continuer à moderniser notre offre RH. Notre image de marque Vinci Autoroutes est aussi valorisée en interne et auprès des futurs embauchés.