CONFORMITÉ RH
Acquisition des congés payés : les 5 règles à connaître
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La règlementation relative aux congés payés a beaucoup évolué au fil des années, notamment sous l’impulsion du droit européen et de sa jurisprudence. Au-delà des grandes règles connues de tous les professionnels des RH, il y a plusieurs « petites » règles qui sont méconnues o u oubliées. Nous vous proposons de faire un tour d’horizon en deux parties sur ces petites règles. Cette première partie est consacrée aux règles d’acquisition des congés payés, la seconde à celles de la prise des congés.
Ouverture du droit à congés payés
La règle relative à l’ouverture des droits à congés payés a changé 3 fois. Initialement, les droits n’étaient ouverts qu’à partir d’un mois de travail puis, en mars 2012, cette limite avait été abaissée à 10 jours. Depuis août 2016, les salariés acquièrent des congés payés dès leur premier jour de travail. Dans l’éventualité d’une présence inférieure à 1 mois (entrée/sortie en cours de mois, CDD ou rupture de période d’essai), il faut donc calculer le nombre de jours de congés au prorata et appliquer la règle de l’arrondi décrite ci-dessous.
Par exemple, un salarié ayant travaillé 10 jours en septembre a droit à 2,5 x 10/30 = 0.83 jour.
Règle de l’arrondi
Lorsque le nombre de jours calculé n'est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur.
Le saviez-vous ? Cette règle s’applique en fin de période d’acquisition ou au moment du départ du salarié s’il part avant la fin de cette période. Il ne faut surtout pas l’appliquer chaque mois si le salarié est toujours présent dans l’entreprise au risque de lui faire acquérir plus de 30 jours ouvrables sur l’année.
Concrètement, cela signifie qu’un salarié dont la période d’essai est rompue au bout de 2 jours de travail a droit à 0,16 jours de congés payés (2,5 x 2/30) arrondi à 1 jour. Il s’agit d’un détail à ne surtout pas oublier au moment de la réalisation des soldes de tout compte.
Les règles d’équivalence
Le Code du travail fixe des règles d’équivalence en matière d’acquisition de congés payés. En effet, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés lorsqu’il travaille :
- Soit 1 mois.
- Soit 4 semaines.
- Soit 24 jours en cas de répartition du travail sur 6 jours par semaine.
- Soit 20 jours en cas de répartition du travail sur 5 jours par semaine.
Cette règle a vocation à s’appliquer en cas d’absences du salarié non assimilées à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés. En effet, si l’absence du salarié est assimilée à du travail effectif pour l’acquisition de congés payés ( comme par exemple le congé maternité ou l’absence liée à un accident de travail), le salarié continu d’acquérir des congés payés, donc la règle d’équivalence n’a pas vocation à s’appliquer. Pour rappel, depuis le 24 avril 2024, le code du travail prévoit que les salariés en arrêt maladie non professionnelle acquièrent 2 jours de congés payés par mois.
En revanche, si l’absence du salarié ne lui permet pas d’acquérir des congés payés (comme par exemple en cas de congé parental ou de congé sans solde sur une partie de la période d’acquisition ) la règle d’équivalence trouvera tout son sens. En pratique les logiciels de paie gèrent la règle d’équivalence sur 4 semaines car elle concerne des absences sur plusieurs semaines pleines, celle sur 24 ou 20 jours est rarement implémentée car elle suppose plusieurs absences de quelques jours à chaque fois impactant l’acquisition des 30 jours de congés payés sur l’année.
Le saviez-vous ? Lorsqu’un salarié travaille 48 semaines (4 semaines x 12 mois) dans l’année ou 288 jours (24 jours ouvrables x 12 mois), il acquiert 30 jours ouvrables de congés. De ce fait, lorsqu’un salarié est absent au maximum 4 semaines sur l'année il acquiert la totalité de ses congés.
Les congés supplémentaires légaux
Le congé des mères et pères de familles
Les mères et pères de famille bénéficient de jours supplémentaires rémunérés lorsqu’ils arrivent en cours d’année dans une entreprise et n’ont donc pas acquis
la totalité des congés payés. Le nombre de jours supplémentaires dépend de l’âge du/de la salarié(e) et du nombre de jours acquis depuis leur arrivée. En effet, même
si dans tous les cas les salariés bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge :
- Pour les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, ce congé supplémentaire est réduit à un jour si le congé légal acquis n’excède pas 6 jours.
- Pour les salariés de 21 ans et plus au 30 avril de l’année précédente, le cumul du nombre des jours de congés supplémentaires et de congés annuels ne doit pas dépasser 30 jours ouvrables sur l’année.
Le saviez-vous ? Un « enfant à charge » est un enfant qui vit au foyer du salarié et est âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ou tout enfant sans condition d'âge dès lors
qu'il vit au foyer du salarié et qu'il est en situation de handicap.
La date du 30 avril s’applique quelle que soit la période d’acquisition des congés payés applicable
dans l’entreprise.
Congés des jeunes travailleurs et apprentis
Les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente, ont droit, s'ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables. Ce droit est accessible quelle
que soit leur ancienneté dans l'entreprise.
Le saviez-vous ? Les jours supplémentaires attribués au titre de cette disposition ne sont pas rémunérés, cependant
rien n’empêche l’employeur de les rémunérer en application d’une convention collective, d’un accord d’entreprise ou d’un usage.
Par exemple, un salarié âgé de 19 ans est embauché le 3 février 2025 dans une entreprise.
Au 31 mai 2025, il aura acquis 10 jours ouvrables de congés payés. Il peut demander à son employeur de bénéficier de 20 jours ouvrables supplémentaires qui ne seront pas rémunérés.
Congés payés d’ancienneté
Le code du travail ne prévoit pas l’acquisition de congés d’ancienneté. Seules les conventions collectives, les accords d’entreprise ou les usages de l’entreprise peuvent en prévoir.
Les salariés à temps partiel
Le code du travail ne prévoit aucune règle particulière concernant l’acquisition des congés payés des salariés à temps partiel. Ils acquièrent le même nombre
de jours de congés que les salariés à temps plein soit 2,5 jours ouvrables par mois. En parallèle de cette règle, lorsque le salarié souhaite s’absenter une semaine, il doit poser 5 jours
de congés.
Le saviez-vous ? Le prorata de l’acquisition des congés payés est une pratique d’entreprise qui n’est pas prévue dans le code du travail.
