CONFORMITÉ RH

Les étudiants en entreprise

DeMarie-Clotilde Lefebvre

14 avril 2021

Une main d’œuvre à part

Les étudiants peuvent être présents en entreprise pour différentes raisons : stage, apprentissage, contrat de professionnalisation, job d’été. A chacune de ces situations correspond un salaire minimum à verser, des exonérations de cotisations, un encadrement spécifique et une activité particulière. Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

1° Stagiaires

Les informations décrites ci-dessous concernent les stages intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

• Rémunération et avantages sociaux accordés au stagiaire

Faut-il obligatoirement verser une gratification au stagiaire ?

Oui si la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non. A l’inverse, si la durée du stage est inférieure à deux mois, le versement d’une gratification est facultatif.

Le calcul de cette période de deux mois s’effectue en fonction du temps de présence effectif du stagiaire dans l’entreprise, de la manière suivante :

• 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à 1 jour.
• 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à 1 mois.

Le versement d’une gratification est donc obligatoire dès lors que la durée du stage est supérieure à 44 jours (22 x 2) ou à 308 heures (7 x 22 x 2).

Quel est le montant de la gratification à verser au stagiaire ?

Le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret. Ce montant minimal « légal » est actuellement de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale soit 3,90€ de l’heure en 2021.

Par exemple, un stagiaire est présent du lundi au vendredi à hauteur de 7 heures par jour. En mars 2021 il effectue 161 heures de stage. Il percevra donc une rémunération minimale de 627,90€ (3,90 x 161).

Le stagiaire a-t-il droit aux titres restaurant et au remboursement de frais de transport ?

Oui, quelle que soit la durée du stage, l’étudiant bénéficie :

• Des titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise d’accueil.
• De la prise en charge des frais de transport domicile-lieu de travail dans les mêmes conditions que les salariés.

• Exonérations de charges

La gratification versée au stagiaire est exonérée de cotisations, à hauteur de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois considéré. Au-delà de ce seuil, les cotisations et contributions salariales et patronales sont dues pour la fraction excédentaire uniquement.

La franchise de cotisation est calculée en prenant en compte la gratification versée au stagiaire, ainsi que les avantages en nature et en espèce. Si on reprend l’exemple ci-dessus, en mars 2021, le stagiaire a effectué 161 heures de stage, sa gratification sera donc exonérée de cotisations à hauteur de 627,90€. Si l’employeur verse le minimum légal au stagiaire, cela signifie que la gratification versée en mars 2021 sera intégralement exonérée de charges sociales. Si l’employeur verse 800€ de gratification au stagiaire, il faudra soumettre à cotisation 172,10€ (800-627,9).

Quelles sont les cotisations dues en cas de dépassement du seuil d’exonération ?

La part excédentaire doit être soumise aux cotisations de droit commun, à l’exception des cotisations chômage, retraite complémentaire et contribution finançant le dialogue social. La part excédentaire de gratification des stagiaires ne bénéficie pas des taux réduits de cotisations maladie et allocations familiales, pour ces cotisations les taux pleins s’appliquent (à savoir 13% et 5,25%). Si on reprend l’exemple du stagiaire qui reçoit une gratification de 800€, l’employeur devra payer des cotisations sur une assiette de 172,1€, cela représente environ 56€ de cotisations patronales, soit un coût total entreprise de 856€.

• Durée de travail applicable au stagiaire

La présence du stagiaire au sein de l’entreprise est limitée à 6 mois par année d’enseignement. En termes de durée de travail, le stagiaire bénéficie des règles applicables aux salariés de l’entreprise en matière de présence de nuit, de durées maximales de présences quotidienne et hebdomadaire, de repos quotidien, de repos hebdomadaire et de jours fériés. De plus pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois et dans la limite de la durée maximale de 6 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours de cette période.

• Activité du stagiaire

Le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, il n’effectue pas un travail au profit de l’entreprise qui l’accueille. Il est présent uniquement pour mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme. Comme l’indique le ministère du travail, « le passage du stagiaire en entreprise n’a qu’un but pédagogique et de formation : même s’il peut être tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel (aucune tâche dangereuse pour sa santé ou sa sécurité ne peut toutefois lui être confiée), il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés ». 

Une convention de stage doit  être signée entre le stagiaire, l’école et l’entreprise. Celle-ci doit notamment prévoir les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage, ainsi que les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir.

Le stagiaire n’est donc pas destiné à être aussi productif qu’un salarié. Le code de l’éducation prévoit d’ailleurs explicitement que « aucune convention de stage ne peut être conclue pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise d’accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail ».

L’entreprise qui décide d’accueillir un stagiaire doit donc lui proposer un projet en lien avec son diplôme, tout en ayant une utilité pour elle. L’objectif du projet de stage est d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise ou l’état de ses connaissances. La mission proposée doit être pédagogique pour le stagiaire, utile pour l’entreprise et ne doit pas correspondre à une tâche régulière accomplie par un salarié de l’entreprise. A défaut, le stagiaire pourra demander la requalification de sa convention de stage en contrat de travail et obtenir des rappels de rémunération et de congés-payés. De son côté, l’employeur s’expose aussi aux sanctions applicables en cas de travail dissimulé à savoir 3 ans de prison et 45 000€ d’amende.

• Encadrement du stagiaire

L’entreprise doit désigner un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Le tuteur est garant du respect des stipulations pédagogiques contenues dans la convention de stage et assure l’encadrement et le suivi du stagiaire. Le code de l’éducation prévoit qu’un tuteur ne peut pas superviser plus de 3 stagiaires en même temps.

L’accueil d’un stagiaire nécessite donc d’avoir un salarié dans l’entreprise suffisamment disponible pour occuper ce rôle. Celui-ci va avoir besoin de temps pour organiser les missions qui seront attribuées au stagiaire, lui expliquer le travail attendu,  le former aux outils qu’il devra utiliser et superviser le bon déroulement de ses travaux. De plus le tuteur doit aussi avoir des qualités pédagogiques et relationnelles pour faire en sorte que le stage soit un succès.

Incontestablement le stagiaire est la main d’œuvre la moins chère pour l’entreprise. De plus, si le stagiaire est rémunéré au minimum légal, l’entreprise ne paiera aucune cotisation sociale. Cependant le revers de la médaille est que l’on ne peut pas confier au stagiaire des tâches productives pour l’entreprise, au risque de voir la convention de stage requalifiée en contrat de travail. Finalement, il y a un certain équilibre entre le travail que peut fournir un stagiaire et la rémunération qu’on lui verse : le stagiaire est peu rémunéré, mais en échange il ne peut pas fournir le même travail qu’un salarié de l’entreprise. L’accueil d’un stagiaire est intéressant si l’entreprise a un besoin spécifique qui ne relève pas des missions habituelles de ses salariés et qui peut être réalisé en 6 mois maximum.

2° Contrats d’apprentissage ou de professionnalisation

Ces deux contrats d’alternance ont un objectif commun qui est d’offrir une formation pratique au sein des entreprises. Ils se distinguent cependant sur plusieurs points.

2.1) Le contrat d’apprentissage

Le contrat d’apprentissage est un contrat de type particulier, alternant périodes de formation théorique en CFA et périodes de formation pratique en entreprise. La durée du contrat est égale à celle du cycle de formation préparant à la qualification qui fait l’objet du contrat, soit entre 6 mois et 3 ans.

• Rémunération versée à l’apprenti

La rémunération de l’apprenti est fixée par le code du travail. Cependant une convention collective ou le contrat de travail peuvent prévoir des dispositions plus favorables.

Au niveau légal, la rémunération de l’apprenti dépend de son âge et de sa progression dans le ou les cycles de formation faisant l’objet de l’apprentissage.

Par exemple, si une entreprise accueille un apprenti âgé de 22 ans en 1ère année d’apprentissage, celle-ci devra lui verser une rémunération de 823,95€ pour 151,67 Heures.

Des dispositions particulières en termes de rémunération sont prévues par le code du travail, si le contrat d’apprentissage a une durée inférieure à un an ou encore en cas de réduction ou d’allongement de la durée du contrat d’apprentissage par rapport à la durée du cycle de formation.

En ce qui concerne les avantages sociaux, les apprentis bénéficient de l’ensemble de la législation sociale applicable aux salariés, sauf si elle est contraire à leur statut de jeune travailleur en formation. Ils bénéficient donc des titres restaurant comme n’importe quel autre salarié de l’entreprise ainsi que du remboursement de 50% de leur abonnement de transports en commun.

• Exonérations de charges

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les cotisations patronales sont dues et calculées sur la rémunération réelle de l’apprenti. En contrepartie, l’employeur peut bénéficier de la réduction générale des cotisations sociales (ex réduction Fillon) sur la rémunération de l’apprenti.

Reprenons l’exemple de l’apprenti rémunéré 823,95€ par mois. Si l’effectif de l’entreprise est supérieur à 50 salariés, le total des cotisations patronale avant réduction est de 288,86€ (hors mutuelle et prévoyance). L’entreprise bénéficie d’une réduction de cotisation de 267,45€. Il reste donc 21,41€ de cotisations patronales. Le coût total pour l’entreprise est donc de 845,36€ (823,95 + 21,41€).  

Un projet de décret prévoit que les entreprises peuvent aussi bénéficier de l’aide à l’embauche des apprentis pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2021.

Les montants de l’aide sont les suivants :

– 5000 € maximum pour un salarié mineur.

– 8000 € maximum pour un salarié majeur

L’aide est accordée pour des apprentis préparant un diplôme ou un titre équivalant, au plus, au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles (soit le niveau bac + 5).

Attention, depuis le 1er mars 2021 les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient de l’aide uniquement si l’apprenti vise un diplôme de niveau 5 minimum (donc au moins égal à un bac + 2). Pour les niveaux inférieurs (BAC par exemple), l’entreprise peut bénéficier de l’aide unique à l’apprentissage dont le montant a été revalorisé pour atteindre le même niveau que l’aide à l’apprentissage visée ci-dessus.

L’aide est versée quel que soit l’effectif de l’entreprise ; cependant, celles de 250 salariés et plus doivent respecter une condition de quota d’alternants à l’effectif sur 2021.

• Durée de travail de l’apprenti

Le temps consacré par l’apprenti à la formation dispensée dans les CFA est compris dans l’horaire de travail, sauf lorsqu’il s’agit de modules complémentaires au cycle de formation, librement choisis par l’apprenti et acceptés par le centre de formation d’apprentis.

Comme indiqué plus haut, l’apprenti bénéficie de l’ensemble de la législation sociale applicable aux salariés, sauf si elle est contraire à son statut de jeune travailleur en formation, cette règle s’applique aussi en matière de durée de travail. Lorsqu’il est présent dans l’entreprise, l’apprenti est donc soumis à l’horaire de travail qui y est en vigueur, il peut à ce titre être amené à effectuer des heures supplémentaires.

Sauf exception, la durée du travail effectif d’un apprenti mineur ne peut pas excéder 8 h par jour et 35 h par semaine.

• Encadrement de l’apprenti

Comme le stagiaire, l’apprenti doit être encadré par un salarié de l’entreprise. Dans le cas présent celui-ci est appelé « maître d’apprentissage ». Il est précisé que cette fonction peut être partagée entre plusieurs salariés.

Le maître d’apprentissage a pour mission de contribuer à l’acquisition par l’apprenti dans l’entreprise des compétences correspondant à la qualification recherchée et au titre ou diplôme préparés.

L’exercice de la fonction de maître d’apprentissage est encadré par le code du travail:

• Celui-ci doit détenir des compétences professionnelles et pédagogiques, ainsi qu’une moralité de nature à permettre une formation satisfaisante de l’apprenti.
• L’employeur doit permettre au maître d’apprentissage de se libérer du temps, pour s’occuper de l’apprenti ainsi que des relations avec le CFA.
• L’employeur doit aussi s’assurer que le maître d’apprentissage bénéficie de formations lui permettant d’exercer correctement sa mission et de suivre l’évolution du contenu des formations dispensées à l’apprenti et des diplômes qui les valident.

2.2) Le contrat de professionnalisation

Le contrat de professionnalisation s’adresse :

• Aux personnes âgées de 16 à 25 ans révolus en vue de compléter leur formation initiale.
• Aux demandeurs d’emploi âgés de 26 ans et plus.
• Aux bénéficiaires du revenu de solidarité active, de l’allocation de solidarité spécifique ou de l’allocation aux adultes handicapés ou aux personnes ayant bénéficié d’un CUI.

Ce contrat peut être conclu en CDD ou en CDI pour une durée minimale comprise être 6 et 12 mois.

• Rémunération du salarié en contrat de professionnalisation

Le code du travail prévoit que la rémunération du salarié âgé de moins de 26 ans est fonction de son âge et de son niveau de formation. Pour ceux âgés de 26 ans et plus, le code du travail prévoit la même rémunération, quel que soit son niveau de formation.

Par exemple, si une entreprise accueille un salarié en contrat de professionnalisation âgé de 22 ans et titulaire d’un baccalauréat professionnel, sa rémunération sera de 1243,70€ par mois pour 151,67H (valeur 2021).

• Exonérations de charges

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les cotisations patronales sont dues et calculées sur la rémunération réelle du salarié engagé sous contrat de professionnalisation quel que soit son âge. En contrepartie, l’employeur peut bénéficier de la réduction générale des cotisations sociales (ex réduction Fillon) sur la rémunération de ce salarié.  

Si on reprend l’exemple du salarié qui perçoit une rémunération de 1243,70€ par mois, si l’effectif de l’entreprise est supérieur à 50 salariés, l’employeur doit payer 436€ de cotisations avant réduction. La RGCS est d’un montant de 403,7€. Le montant des cotisations patronales après réduction est de 32,31€. La charge totale pour l’employeur est de 1276€ (1243,70 + 32,31€).

Un projet de décret prévoit que les entreprises peuvent aussi bénéficier de l’aide à l’embauche de contrat de professionnalisation pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2021.

Cette aide est accordée pour l’embauche en contrat de professionnalisation :

• D’étudiants préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalant, au plus, au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles (niveau Bac + 5).
• D’étudiants préparant un certificat de qualification professionnelle.
• Pour les contrats de professionnalisation expérimentaux prévus par la loi Avenir professionnel.

L’étudiant doit avoir moins de 30 ans à la date de conclusion du contrat.

L’aide est versée quel que soit l’effectif de l’entreprise ; cependant, celles de 250 salariés et plus doivent respecter une condition de quota d’alternants à l’effectif sur 2021.

Son montant est identique à celui de l’aide à l’embauche d’apprenti (5 000€ ou 8 000€ selon l’âge de l’étudiant en contrat de professionnalisation).

• Encadrement du salarié en contrat de professionnalisation

Comme pour le stagiaire et l’apprenti, le salarié engagé en contrat de professionnalisation doit être encadré par un tuteur. Le code du travail prévoit que celui-ci doit justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans une qualification en rapport avec l’objectif de professionnalisation visé.

Ses missions sont les suivantes :

• Accueillir, aider, informer et guider le salarié en contrat de professionnalisation.
• Organiser avec les salariés intéressés l’activité du salarié en contrat de professionnalisation dans l’entreprise et contribuer à l’acquisition des savoir-faire professionnels.
• Veiller au respect de l’emploi du temps du salarié en contrat de professionnalisation.
• Participer à l’évaluation du suivi de la formation.

Le code du travail rappelle que l’employeur doit laisser au tuteur le temps nécessaire pour exercer ses fonctions et se former.

Le point commun entre le contrat d’apprentissage et de professionnalisation

La finalité de ces contrats repose sur la formation du salarié. Dans un cas comme dans l’autre, le code du travail précise que le travail réalisé par cet étudiant doit être en relation directe avec la formation professionnelle prévue au contrat. A cette occasion, l’employeur confie à l’étudiant des tâches ou l’affecte à des postes permettant d’exécuter des opérations ou travaux en relation directe avec l’objectif du diplôme visé par le contrat. L’apprenti et le contrat de professionnalisation sont des salariés en formation, à ce titre l’employeur ne peut pas avoir les mêmes attentes de productivité qu’avec un salarié « classique » embauché en CDI à temps plein.

A l’inverse du stagiaire, l’apprenti et le contrat de professionnalisation sont payés plus et ils peuvent fournir un travail se rapprochant de celui d’un salarié « classique », sans pour autant être aussi productif. Comme indiqué plus haut ce sont des salariés « en formation », qui sont d’abord là pour apprendre un métier et acquérir un savoir-faire.

Si l’entreprise se positionne dans une démarche de recrutement de jeunes diplômés, l’accueil d’étudiants en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation permet de former de potentiels futurs collaborateurs. Durant son contrat, l’étudiant sera familiarisé avec les méthodes et les process de l’entreprise et sera donc à terme en capacité d’occuper rapidement un emploi à temps plein dans l’entreprise. Le temps passé par le tuteur ou le maître d’apprentissage sera rentabilisé puisque ce salarié sera plus rapidement opérationnel. De plus, dans le cadre d’une gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC), le recrutement d’étudiants en alternance permet d’anticiper sur la croissance de l’entreprise. Par exemple, en accueillant en 2021 un apprenti pour une durée deux ans, l’entreprise aura d’ici 2023 un salarié compétent qui sera en mesure de répondre à ses futurs besoins.

3° Jobs d’été

Les étudiants peuvent être embauchés durant les vacances scolaires pour remplacer des salariés pendant leurs congés. Si la plupart du temps les étudiants embauchés sont majeurs,  ils peuvent commencer à travailler dès 16 ans. Le code du travail autorise sous conditions l’embauche de jeunes âgés de 14 à 16 ans.

• Rémunération versée au salarié

Sauf accord collectif ou usage plus favorable, le SMIC horaire applicable aux jeunes de moins de 18 ans est réduit de :

• 20 % avant 17 ans.
• 10 % entre 17 et 18 ans.

Le code du travail précise que cet abattement est supprimé si les intéressés justifient de 6 mois de pratique professionnelle dans la branche d’activité de leur emploi.

L’employeur n’a aucune obligation d’appliquer cet abattement, il peut très bien décider de ne pas l’appliquer et de rémunérer l’étudiant au SMIC « plein ».

A partir de 18 ans, l’étudiant embauché à l’occasion d’un « job d’été » doit être payé au SMIC « plein » (10,25€/ heure en 2021). La convention collective applicable dans l’entreprise peut prévoir un salaire minimum supérieur au SMIC, dans ce cas, c’est ce salaire conventionnel qui s’applique.

Par exemple, si une entreprise accueille en 2021 un étudiant âgé de 17 ans, elle pourra le rémunérer 1399,13€ pour 151,67H au lieu de 1554,58€.

• Exonérations de charges

Il n’y a aucune exonération de charges sociales spécifique à ce type de salarié, l’employeur peut bénéficier de la réduction générale des cotisations sociales (ex réduction Fillon) sur la rémunération de ce salarié.

• Durée de travail du salarié

Si le salarié engagé est majeur, il est soumis aux mêmes règles de durée de travail que les autres salariés de l’entreprise. S’il est âgé de moins de 18 ans, il ne peut pas être employé à un travail effectif excédant 8 h par jour et 35 h par semaine.

La durée minimale du repos quotidien des jeunes de moins de 18 ans ne peut pas être inférieure à 12 h consécutives. De plus les étudiants de moins de 18 ans doivent bénéficier de 2 jours de repos hebdomadaire consécutifs comprenant le dimanche.

Les étudiants majeurs sont soumis aux mêmes règles que les autres salariés : repos quotidien entre deux journées de travail de 11 heures consécutives, repos hebdomadaire de 36 heures consécutives (24 heures + 11 heures de repos quotidien) …

• Activité du salarié

Les étudiants âgés de moins de 18 ans ne peuvent être affectés à certaines catégories de travaux les exposant à des risques pour leur santé, leur sécurité, leur moralité ou excédant leurs forces.

Les étudiants majeurs sont quant à eux traités comme n’importe quel autre salarié. Contrairement aux stagiaires, apprentis et contrat de professionnalisation, l’employeur peut donc avoir des attentes de productivité pour ces salariés.

• Encadrement

Le code du travail ne prévoit pas la désignation d’un tuteur dans le cas des « jobs d’été ». Le salarié est le plus souvent confié aux bons soins d’un salarié de l’entreprise qui effectue le même travail que celui que l’étudiant va réaliser. Ce salarié « tuteur » n’a aucun statut au niveau du code du travail.

Conclusion

L’accueil des étudiants en entreprise dépend du besoin de celle-ci. Un stagiaire ne fera pas le même travail qu’un apprenti ou qu’un salarié présent au titre d’un job d’été. L’entreprise ne doit pas s’arrêter au salaire à verser à l’étudiant ni aux charges sociales qui y sont liées pour décider d’accueillir un stagiaire plutôt qu’un apprenti ou un contrat de professionnalisation. L’accueil des étudiants en stage, apprentissage ou contrat de professionnalisation doit avant tout s’inscrire dans une démarche pédagogique et de transmission des connaissances.

Marie-Clotilde Lefebvre

Veille légale – Juriste en droit social chez Sopra HR