Retour d’expérience : Comment La Banque Postale a optimisé sa gestion des arrêts de travail
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Dans un contexte où la maîtrise des risques opérationnels et la qualité du service RH sont devenues des priorités stratégiques, La Banque Postale a entrepris une refonte ambitieuse de sa gestion des arrêts de travail. Confrontée à une dette sociale importante, à des pratiques hétérogènes, l’organisation a choisi de s’appuyer sur la solution de Sopra HR pour automatiser, centraliser et fiabiliser ses processus. Trois ans après sa mise en œuvre, les résultats sont au rendez-vous. À travers ce retour d’expérience, découvrez comment un projet bien structuré, porté par une forte volonté de transformation, a permis à La Banque Postale de gagner en efficacité, en conformité et en qualité de service.
« Le module ATIJ nous a permis d’harmoniser les pratiques, de réduire la dette de 83 % et de sécuriser l’ensemble du processus de gestion des IJSS. C’est un vrai levier de performance RH. »
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Manuel Mangonga-Quentin, Responsable SIRH, La Banque Postale
Un besoin stratégique : harmoniser et optimiser la gestion des arrêts de travail
En 2020, La Banque Postale a lancé un projet structurant pour moderniser et fiabiliser la gestion des arrêts de travail et des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS). Jusqu’alors, les processus étaient fragmentés, réalisés sous Excel, avec des pratiques hétérogènes entre gestionnaires. Ce fonctionnement n’était pas optimal, notamment en matière de dette sociale, de conformité réglementaire et de traçabilité.
Il fallait rationaliser la dette des indemnités journalières à récupérer après subrogation, harmoniser les pratiques et industrialiser le traitement des 250 à 350 arrêts reçus par mois. Le choix s’est porté sur la solution Sopra HR intégrée permettant une gestion de bout en bout des arrêts de travail, depuis la déclaration jusqu’à la réconciliation des IJSS.
L’automatisation de la gestion des IJSS : une transformation RH maitrisée
Le projet a été mené en quelques mois, du cadrage à la généralisation. La Banque Postale a opté pour un déploiement progressif, en commençant par un site pilote. Cette approche a permis de valider les paramétrages, d’ajuster les règles de gestion (notamment le salaire de référence et les taux d’IJ), et de préparer les équipes à l’adoption du nouvel outil.
Un chef de projet dédié a coordonné les parties prenantes : gestionnaires, service juridique, éditeur, intégrateur. La conduite du changement a été un levier clé du succès : chaque gestionnaire a bénéficié d’une formation individualisée, suivie d’un accompagnement de deux mois. Un support dédié répondait aux questions en temps réel, facilitant l’appropriation de l’outil.
Résultats concrets : réduction de la dette sociale et gains de productivité
Les résultats sont immédiats. Rien qu’en mettant en place la solution et en la paramétrant, la dette a été réduite de 83 %. Les gestionnaires disposent désormais d’un environnement unifié, sans avoir à jongler entre plusieurs interfaces. La solution de Sopra HR centralise les informations, automatise les traitements, et fournit des indicateurs clairs pour le pilotage.
Les gains sont multiples :
- Efficience accrue : automatisation des signalements, collecte des BPIJ, rapprochement des IJ perçues et précomptées.
- Qualité de service : réponses plus rapides et fiables aux collaborateurs.
- Sécurité financière : meilleure traçabilité des flux, réduction des risques de non-recouvrement.
- Conformité : indicateurs prêts à l’emploi pour les inspections et audits.
Les gestionnaires apprécient particulièrement les rapports intégrés, qui leur permettent de suivre en temps réel l’état des remboursements, d’identifier les écarts, et de justifier les pertes éventuelles auprès de la comptabilité ou de la direction financière.
Conseils pratiques pour réussir un projet de gestion des IJSS
Manuel Mangonga-Quentin insiste sur plusieurs facteurs clés :
- Travailler les processus en amont : avant même de penser à l’outil, il est essentiel d’aligner les règles de gestion, de clarifier les notions comme le salaire de référence, et de documenter les pratiques.
- Déployer par phases : un pilote permet de sécuriser les paramétrages et d’ajuster les pratiques avant généralisation.
- Former et accompagner : l’adoption de l’outil repose sur une conduite du changement rigoureuse, avec un soutien de proximité.
Une dynamique d’amélioration continue
Forte de ce succès, La Banque Postale envisage déjà une deuxième phase : étendre le module aux populations de fonctionnaires, aujourd’hui exclues du périmètre. L’objectif est d’éviter les doubles saisies et de centraliser l’ensemble des déclarations dans un seul outil.
Ce projet illustre parfaitement comment une solution bien pensée, accompagnée d’une démarche structurée, peut transformer un processus complexe en un levier de performance. La solution Sopra HR dédiée au traitement des IJSS n’est pas seulement un outil de gestion : c’est un catalyseur d’harmonisation, de sécurisation et de modernisation des pratiques RH.
