CONFORMITÉ RH
Les bilans à 6 ans des entretiens professionnels : la dernière ligne droite
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C’est bien cette année en 2020 que les premiers « bilans des 6 ans » d’entretiens professionnels devaient être effectués. La loi du 7 mars 2014 stipule en effet que les salariés doivent bénéficier tous les deux ans d’un entretien professionnel dans le but de faire un point sur leur évolution professionnelle et leurs formations, ainsi que d’un bilan du parcours professionnel tous les 6 ans. Les bilans des 6 ans devaient donc tous être réalisés en 2020, concernant les entreprises qui emploient 50 salariés ou plus. La crise pandémique a toutefois permis un premier report de mars 2020 au 31 décembre 2020, mais une ordonnance du 3 décembre a récemment repoussé l’échéance au 30 juin 2021.
Il ne reste donc plus beaucoup de temps pour élaborer les documents écrits afin de prouver que, pendant les 6 dernières années, les salariés ont suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE), ou obtenu une progression de carrière ou professionnelle. La pénalité encourue est d’abonder les comptes personnels de formation à hauteur de 3000 euros par salarié ! Cela peut faire une réelle somme si des centaines de collaborateurs n’ont pas été correctement suivis ni bénéficié des dispositions de la loi. Les salariés ont également la possibilité de se retourner contre leur employeur et de lui demander des dommages-intérêts. Il faudrait cependant qu’il prouve que cela lui a causé un préjudice.
Les entreprises ont donc jusqu’au 30 Juin 2021 pour éviter les sanctions. Si l’employeur justifie d’avoir accompli au moins deux des trois mesures des obligations légales, il pourra cependant échapper à la sanction. Il n’est pas trop tard pour prévoir des formations. Les salariés ne peuvent pas refuser une formation qui s’inscrit dans le cadre de leurs missions.
La clé de la performance RH : la traçabilité des informations
Les équipes RH doivent s’assurer d’être en conformité avec la loi pour tous les salariés. Or les données à analyser sont multiples, car il faut vérifier les actions de formation, mais également l’évolution professionnelle, la rémunération, etc. Cette injonction légale faite aux entreprises est très difficile à mettre en œuvre, si elles ne sont pas dotées d’outils performants qui permettent de suivre à la trace les différents parcours professionnels des salariés. Les solutions digitales permettent aujourd’hui d’avoir un bon historique de l’ensemble des actions. Il revient aux équipes RH de les formaliser afin d’élaborer le document écrit. On observe que le niveau de détails dépend de chaque entreprise : certaines présentent un bilan exhaustif de toutes les actions de formation et entretiens suivis tout au long de la période, d’autres se contentent d’une attestation du collaborateur.
Les entreprises ont tendance à penser que l’outil informatique est ‘magique’ et qu’il pourra fournir l’ensemble des informations nécessaires à l’élaboration du document écrit. Ce n’est pas toujours le cas, car tout dépend du domaine fonctionnel considéré en amont. En outre, on pourrait penser que les solutions qui ont une couverture internationale ne sont pas forcément pensés pour s’adapter aux spécificités locales, en l’espèce françaises. On observe cependant que l’adoption des processus standards de l’éditeur répondent aux exigences légales françaises. Or nous avons une législation fort complexe et il faut en tenir compte dès le paramétrage. Quelle que soit la solution informatique des Ressources Humaines, le bilan des 6 ans est difficile à faire quand l’information est éparpillée et/ou, non digitalisée et/ou mal enregistrée.
Une transformation digitale pour accompagner le progrès social
Les entreprises disposent aujourd’hui de beaucoup de logiciels de gestion des talents qui peuvent répondre aux impératifs de collecte d’information, quel que soit leur taille, leur secteur d’activité ou leur type d’organisation, les solutions dites SaaS ou Software as a Service, ayant largement accéléré la digitalisation des RH. Les pratiques de développement des salariés sont désormais plus démocratisées, car elles ne s’adressent pas seulement aux cols blancs, et par conséquent plus éthiques et équitables. Les solutions actuelles permettent ainsi d’individualiser et de personnaliser les parcours des collaborateurs et de mener une véritable gestion des talents pour la montée des compétences de l’ensemble des collaborateurs afin de mieux servir le projet d’entreprise. L’avènement des technologies digitales et de la formation en ligne (e-learning, blended learning qui mixe le présentiel et le distanciel) ont permis de déployer rapidement, plus facilement et à des populations différenciées, des modules de formation. La loi Avenir, qui incite les salariés à se former et à devenir acteurs de leur progression professionnelle, accentue également cette démocratisation de la formation pour tous.
Plus que jamais la fonction RH doit s’appuyer sur le digital pour développer son agilité et répondre rapidement aux attentes de tous les acteurs, et surtout des salariés de l’entreprise de manière à mieux les fidéliser et les engager à servir la stratégie d’entreprise.
