CONFORMITÉ RH
La dématérialisation de la gestion des RH
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Etat des lieux des documents RH dématérialisés dans le secteur privé France.
La dématérialisation des documents RH s’impose aujourd’hui en raison de l’évolution des modes de travail (télétravail total ou pendulaire) d’une part, et d’autre part des offres de dématérialisation présentes sur le marché. Le code du travail prévoit explicitement le recours à la dématérialisation de certains documents liés à la gestion des ressources humaines. Voici une présentation de certains d’entre eux.
- Le bulletin de salaire
Depuis le 1er janvier 2017, un changement important est intervenu : l’employeur peut « par principe » décider de distribuer le bulletin de paie électronique, ce n’est qu’en cas d’opposition expresse du salarié qu’il doit distribuer un bulletin au format « papier ». Il s’agit d’une évolution procédurale, puisqu’auparavant l’employeur ne pouvait pas distribuer le bulletin électronique s’il n’avait pas obtenu au préalable l’accord du salarié. La remise du bulletin dématérialisé doit garantir :
- L’intégrité des données qui sont contenues sur le bulletin.
- Leur disponibilité. Le code du travail prévoit que l’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour les salariés du bulletin dématérialisé, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
- Leur confidentialité, ainsi que leur accessibilité sur la plate-forme de service en ligne du compte personnel d’activité.
Pour pouvoir mettre en place le bulletin de paie électronique, l'employeur doit informer les salariés, par tout moyen conférant date certaine, de leur droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique. Cette démarche doit être effectuée un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique, ou au moment de l'embauche.
Les salariés peuvent s’opposer à la remise du bulletin électronique à tout moment, cela peut être préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Les salariés notifient leur opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. Leur demande prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trois mois suivant la notification.
Le code du travail prévoit qu’en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
Quels sont les avantages de la distribution du bulletin de paie électronique ?
Pour les services paies et RH, il n’est plus nécessaire de s’occuper de la mise sous pli et de l’envoi des bulletins de paie des salariés. Les gestionnaires peuvent ainsi consacrer le temps « économisé » à d’autres missions.
Pour les salariés, leur bulletin de salaire est immédiatement disponible dans un espace sécurisé en ligne. Comme il est déjà dématérialisé, il peut être envoyé tel quel à des organismes types banques (pour des prêts par exemple), ou bailleurs (pour la location d’un logement) etc … Les bulletins sont tous stockés dans le même espace ce qui évite de les égarer.
Quels sont les inconvénients ?
Si l’entreprise avait auparavant choisi de confier la mise sous pli et l’envoi des bulletins de paie papier à une entreprise adaptée, elle perd alors une partie de son obligation d’emploi des travailleurs handicapés.
Certains salariés n’étant pas à l’aise avec l’informatique, l’entreprise va devoir dans un premier temps les former à la consultation du bulletin de paie électronique, puis dans un second temps assurer un « SAV » pour les problèmes de consultation, d’enregistrement ou d’impression de bulletins de mois antérieurs. Au début, cela risque donc de monopoliser un peu les services paie et RH.
- Le titre-restaurant
Depuis 2014, les titres-restaurant peuvent être émis de manière dématérialisée. Cela peut prendre deux formes :
- Une carte rechargeable.
- Ou une application sur téléphone mobile.
Dans un cas comme dans l’autre, plusieurs conditions doivent être respectées :
- Mentionner de façon très apparente sur la carte ou sur l’application mobile le nom et l’adresse de l’émetteur, ainsi que le nom et l’adresse de l’établissement bancaire à qui les titres sont présentés au remboursement pas les restaurateurs ou les détaillants en fruits et légumes.
- L’émetteur des titres-restaurant doit assurer à chaque salarié l'accès permanent et gratuit, par message textuel, par voie téléphonique ou directement sur l’application, aux informations suivantes :
- Le solde de son compte personnel de titres-restaurant.
- La date de péremption des titres, ainsi que la date limite à laquelle peuvent être échangés les titres périmés.
- Le montant de la valeur libératoire du titre.
- De l’obligation pour l’émetteur du titre de mettre en place une fonctionnalité qui assure au salarié de ne pas utiliser les titres émis pendant l’année en cours, tant que les titres émis pendant l’année civile écoulée ne sont pas utilisés.
- De l’obligation pour l’émetteur de mettre en place un système de blocage automatique du paiement par titres-restaurant, notamment :
- En cas d’utilisation des titres-restaurant les dimanches et jours fériés (sauf décision contraire de l’employeur pour les salariés qui sont amenés à travailler ces jours). Cependant jusqu’au 30 juin 2022 les titres restaurants peuvent être utilisés le dimanche dans les restaurants.
- La limitation de l’utilisation des titres-restaurant à un montant maximum de 19 € par jour. Jusqu’au 30 juin 2022, ce montant est passé à 38€ dans les restaurants.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des titres-restaurants ?
La pandémie et son impact sur le télétravail obligatoire sont l’exemple le plus flagrant de l’avantage de la dématérialisation : les salariés se voient crédités leur carte automatiquement chaque mois, les gestionnaires de paie n’ont pas besoin de poster ou distribuer les titres-restaurant, ce qui fait disparaître le risque qu’ils se perdent lors de leur acheminement vers le domicile des salariés par exemple.
De plus, en termes d’utilisation, les titres dématérialisés permettent de régler le montant exact des achats, ce qui évite aux salariés de collectionner des « avoirs » auprès plusieurs commerces.
Quels sont les inconvénients ?
Certains salariés avaient pris l’habitude de donner de temps en temps des titres-restaurants à leurs proches (enfants, conjoint) et ce n’est plus possible avec le titre dématérialisé à moins de confier sa carte à l’une de ces personnes, ce qui empêche le salarié d’utiliser ses titres ce jour-là. De plus, l’utilisation des titres dématérialisés est plafonnée à 19€ par jour (avec actuellement une exception temporaire jusqu’à 38€ dans les restaurants).
- Le registre unique du personnel
Pour rappel, le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire, sur lequel l’employeur doit mentionner chaque entrée et sortie de salariés et de stagiaires. Ce document est tenu au niveau établissement (et non entreprise) et doit contenir plusieurs mentions telles que les nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement, pour tous les salariés occupés dans l’établissement à quelque titre que ce soit.
Par principe, il doit être tenu sous format papier, cependant le code du travail autorise sa tenue en version électronique. Pour cela, plusieurs conditions doivent être respectées :
- Le support électronique doit être conçu et tenu de façon à obtenir, sans difficulté d'utilisation et de compréhension et sans risque d'altération, toutes les mentions obligatoires.
- L’employeur doit consulter le comité social et économique.
Quels sont les avantages de la dématérialisation du RUP ?
Elle évite à l’établissement de s’encombrer de tous ses registres papiers qu’il a collectionnés au fil des ans. De plus, le registre est toujours disponible au même endroit, plus besoin de rechercher dans quel bureau il est stocké, il suffit de se connecter à son espace sécurisé. En cas de contrôle, il peut s’exporter facilement au format PDF, enfin, il permet d’ajouter un salarié ou un stagiaire ou de mettre à jour des informations très facilement, sans avoir à tourner plusieurs pages avant de trouver l’endroit concerné.
Quels sont les inconvénients ?
Il y en a peu, mais celui qui vient forcément à l’esprit est qu’en cas de panne informatique (réseau ou ordinateur défectueux), le registre ne peut plus (temporairement) être alimenté/consulté.
- Les informations faisant l’objet d’un affichage obligatoire
L’employeur a l’obligation d’afficher diverses informations aux salariés (règlement intérieur, accords applicables…). Depuis quelques années, cet affichage peut se faire « par tout moyen » et non plus exclusivement sous format papier. L’employeur peut donc, notamment, utiliser l’intranet ou portail de l’entreprise pour remplir ses obligations d’affichage. Parmi les affichages « dématérialisés » on trouve :
- Le règlement intérieur.
- L’ordre des départs des congés payés.
- L'intitulé des conventions et des accords applicables dans l'établissement.
- Les exemplaires (à jour) des textes conventionnels applicables dans l’entreprise.
- Les dispositions relatives à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes.
- Le jour et des heures des repos hebdomadaires dans les entreprises au sein desquelles les salariés ne bénéficient pas du repos hebdomadaire de la journée du dimanche.
- La mention de la raison sociale et de l’adresse de la caisse des congés payés à laquelle les salariés sont affiliés.
- En matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes : indicateurs relatifs aux écarts de rémunération et aux actions mises en œuvre pour les supprimer.
- L’organisation des élections des représentants du personnel.
- L’information du personnel de l’existence et du contenu de l’accord de participation.
- La mention des textes sur l’égalité professionnelle entre hommes et femmes.
- La mention des textes du Code pénal réprimant les faits de harcèlement moral et sexuel.
Quels sont les avantages ?
Les documents peuvent être rapidement mis en ligne et tout aussi rapidement mis à jour. Ils sont toujours disponibles au même endroit, ce qui facilite leur consultation par les salariés.
Quels sont les inconvénients ?
Les salariés peu ou pas à l’aise avec l’informatique auront plus de mal à consulter les documents et peuvent être amenés à solliciter les services RH.
- Le vote électronique pour les élections des représentants du personnel
Le code du travail prévoit la possibilité de mettre en place le vote électronique. Sa mise en place nécessite :
- La conclusion d’un accord d’entreprise ou de groupe, à défaut d’accord, une décision unilatérale de l’employeur.
- La mention de cet accord collectif dans le protocole d'accord préélectoral.
En cas de mise en place par accord collectif, celui-ci doit comporter un cahier des charges précis qui permet d’assurer la confidentialité des données transmises. L’accord peut décider d’exclure le vote à bulletins secrets sous enveloppe, à défaut, les deux modalités de vote cohabiteront.
De son côté l’employeur (ou son sous-traitant) doit respecter les obligations résultant du RGPD dans la mise en œuvre de ses traitements de données personnelles.
D’un point de vue « organisationnel », chaque salarié doit recevoir une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote doivent bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
En pratique, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Si le vote au scrutin secret sous enveloppe est autorisé en plus du vote électronique, l’ouverture de ce vote n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Le dépouillement des bulletins s’effectue dès la clôture du scrutin. A cette occasion le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le système de vote électronique, les fichiers supports et les matériels de vote sont conservés sous scellés après la décision de clôture du dépouillement, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l’expiration de ces délais, l’employeur procède à la destruction des fichiers supports.
Quels sont les avantages du vote électronique ?
Il réduit la consommation de papier et toute la logistique qu’il engendre (bulletins de vote, urne…). Il permet aussi un gain de temps pour :
- Le bureau de vote : le taux de participation est calculé automatiquement, le dépouillement s’effectue en quelques clics.
- Les salariés : le vote s’effectue en quelques clics : plus besoin de se déplacer jusqu’au bureau de vote et d’attendre son tour pour voter, les salariés peuvent voter depuis leur poste de travail.
Quels sont les inconvénients ?
Il y en a peu, le plus grand inconvénient serait une panne informatique pendant l’élection.
