DIGITAL RH

La Direction des Ressources Humaines au cœur de la confiance numérique

DeVéronique Montamat, Valerie Caudroy
27 octobre 2021
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Déjà amorcée depuis plusieurs années, la transformation numérique de la fonction RH passe avant tout par l’évolution et la digitalisation de ses processus métiers : formation, recrutement, gestion des carrières, rémunération… Une digitalisation qui entraîne une augmentation de données numériques collectées. Mais comment gérer, exploiter et surtout sécuriser ces données sensibles des collaborateurs et de l’entreprise ? Une nouvelle responsabilité émerge alors pour les DRH : garantir la protection de l’entreprise et de ses collaborateurs, afin de construire et de pérenniser la confiance sur l’ensemble de la chaîne de valeur dans le traitement des données RH.

 

Assurer la sécurité des données de bout en bout

Bien que la confiance soit avant tout une affaire humaine, la confiance numérique, elle, doit également reposer sur des bases techniques. Celles-ci s’articulent autour de trois enjeux majeurs :

  1. Réconcilier, sécuriser et pérenniser les données physiques et digitales. Si la digitalisation de la fonction RH a permis aux DRH de gagner en productivité et performance, les données physiques telles que les documents papiers, font indéniablement toujours partie de leur quotidien. L’enjeu sera d’assurer la protection de ces données dans un environnement aussi bien physique que digital.
  2. Opérer les données dans des conditions optimales : un environnement organisationnel, humain, technologique, juridique, sécurisé, maintenu et pérenne.
  3. Prévenir les risques liés à la gestion des données et aux exigences réglementaires, juridiques et normatives nationales et européennes (règlement eIDAS, RGDP, etc.).

 

Afin de gérer et de sécuriser la donnée de bout en bout, cette chaîne de valeur doit être composée de trois étapes fondamentales :

  • L’identification : fiabiliser l’identité, c’est à dire savoir vérifier les interlocuteurs de l’entreprise, leurs profil, compétences et parcours professionnel, mais aussi distribuer les données aux bonnes personnes et au bon moment.
  • La transaction : sécuriser les flux de données ; c’est une étape clé afin de garantir la traçabilité des mises à jour des données (quand, par qui, pourquoi), le respect des délais et du cadre juridique.
  • La conservation : héberger les données, garantir leur pérennité et assurer la réconciliation des données digitales et physiques afin de pouvoir les centraliser tout en permettant un accès facile ATAWAD (Any Time, AnyWhere, Any Device).

 

A travers l’ensemble de ces étapes clés, il incombe également aux DRH de continuer à assurer la confidentialité de ces données, corollaire de la confiance placée en eux par l’entreprise et l’ensemble de ses collaborateurs.

 

Le collaborateur au cœur des services RH

Garantir la confiance numérique au sein d’une entreprise, c’est aussi savoir donner les bonnes informations aux collaborateurs pour que ceux-ci se sentent à l’aise dans leurs démarches et leurs échanges avec la DRH. Pour l’entreprise, l’enjeu est de pouvoir leur offrir une plateforme qui centralise un ensemble de services digitaux, qui va leur faciliter le quotidien et dont ils auront besoin pour garder le lien avec l’entreprise et avec la DRH tout au long de leur parcours au sein d’une même organisation. Coffre-fort numérique, SIRH (Système d'Information de Ressources Humaines), dématérialisation des documents… Les outils numériques sont désormais nombreux pour assurer ce lien entre l’entreprise et ses collaborateurs, mais également pour garantir une marque employeur à la hauteur des attentes des salariés. Il n’est donc pas étonnant de constater que 88 % des DRH français affirment désormais que le développement du numérique est indispensable à leur fonction.[1]

 

Le DRH endosse également un rôle de prévention qui s’applique sur le terrain, en rappelant régulièrement aux collaborateurs les différents risques liés à la sécurité numérique (phishing, ransomware, etc.) et les règles d’or, telle la confidentialité des mots de passe. Si les services numériques proposés aux collaborateurs permettent de garantir la centralisation des données, il s’agit également d’en assurer la protection. Cela représente un double enjeu pour les DRH : d’une part, protéger les données des collaborateurs, d’autre part, protéger l’entreprise en cas de litige, grâce à la centralisation et la conservation des données liées à la relation entreprise-collaborateur.

 

La confiance numérique étendue à l’ensemble de l’écosystème RH

La confiance numérique au sein d’une entreprise ne peut se consolider sans relation de confiance solide avec l’ensemble de ses prestataires de services, notamment des partenaires dans la sphère RH. Qu’il s’agisse du stockage des données ou de la plateforme SIRH, le choix des partenaires est primordial. Face à la multitude d’acteurs du numérique, il incombe aux DRH de choisir le partenaire de services de confiance qui partage les mêmes visions, les mêmes exigences et les mêmes valeurs, notamment en ce qui concerne l’usage éthique et sécuritaire de la donnée. Par ailleurs, cette collaboration entre les services RH et les acteurs du numérique est essentielle afin de garantir un service optimal aux collaborateurs et ce, dans la durée. Par exemple, pourvoir garantir un service de coffre-fort RH numérique pour assurer un lieu de stockage personnel au collaborateur, unique et centralisé, en dehors de l’entreprise mais dans lequel il pourra accéder aux documents essentiels afin de retracer son parcours professionnel, est un enjeu stratégique pour le calcul de la pension de retraite.

 

La confiance numérique représente aujourd’hui un enjeu de taille pour la fonction RH. Construire cette confiance à travers des bases techniques solides, des services digitaux pour améliorer l’expérience collaborateur ou encore grâce à la collaboration de partenaires de confiance, permet à l’entreprise de se protéger ainsi que ses collaborateurs, de renforcer sa marque employeur, mais aussi de se positionner comme un acteur éthique au sein de son secteur. Devenir acteur de la transformation digitale, tout en étant garant de la confiance et de l’éthique numérique au sein des entreprises, tel est le défi des DRH. Pour accompagner ce mouvement, il leur incombe désormais d’acquérir une plus ample connaissance et une maîtrise des outils et enjeux du numérique.

 


[1] Étude menée du 22 décembre 2020 au 15 janvier 2021, par Opinion Way pour Microsoft France, auprès d’un échantillon de 302 responsables ou directeurs / directrices des Ressources Humaines d’entreprises de 50 salariés et plus.

 

Voir également cette tribune sur le site du Journal du Net

 

Véronique Montamat
Directrice marketing et prospectives chez Sopra HR
Valerie Caudroy
Directrice Marketing chez DOCAPOSTE
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