TENDANCES RH
L’importance des outils d’adoption digitale pour faciliter la montée en compétences numériques dans l’organisation
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Mal connus, les outils d’adoption digitale tels que Lemon Learning, ShortWays ou Aidaxis, sont pourtant incontournables, car ils facilitent et accompagnent la prise en main des solutions par les collaborateurs. Une plateforme d’adoption digitale (ou Digital Adoption Platform - DAP) est un logiciel qui permet d’accompagner un utilisateur dans la prise en main d’un outil de manière entièrement contextualisée et directement dans l’interface concernée, et est qualifié souvent de ‘GPS applicatif’, capable de guider les utilisateurs de manière interactive.
Ces solutions d’accompagnement, principalement utilisées jusqu’à présent sur des outils comme Microsoft ou encore Salesforce, se déploient de plus en plus sur les SIRH. Quand un outil est déployé au sein d’une organisation, il faut rédiger au préalable les modes opératoires, afin de permettre aux utilisateurs d’apprendre à se servir de l’outil grâce à la procédure à suivre. Les entreprises ont l’habitude de diffuser les informations concernant son utilisation via leurs canaux usuels de communication. Les cas d’usage sont différents et l’entreprise peut avoir recours à un support papier, une solution de e-learning ou un outil d’adoption digitale (DAP).
Les DAP sont utilisées par les RH pour différents types d’usages : par exemple, l’onboarding de salariés tout juste recrutés, les changements de poste nécessitant l’apprentissage de nouveaux outils ou encore les changements de Système d’Information…
Les avantages des outils d’adoption digitale
Attardons-nous ici sur les outils d’adoption digitale, conçus pour s’intégrer directement sur la plateforme concernée, car ils possèdent plusieurs avantages. Ils sont tout d’abord interactifs et se déclenchent automatiquement dès que l’utilisateur enclenche une action, comme par exemple une demande de congés. Pour toute opération ou demande RH, il a été prévu une procédure à suivre. Le process à suivre se déroule alors automatiquement. Ainsi, les délais de formation aux outils sont réduits et les collaborateurs montent plus rapidement en compétences pour les maîtriser. L’expérience collaborateur est optimisée et les frustrations éventuelles, générées par une mauvaise compréhension du fonctionnement des logiciels, sont évaporées. Cela induit moins de résistance au changement grâce à un accompagnement vraiment personnalisé. Ces outils assurent la réussite du déploiement d’une nouvelle application, permettent d’harmoniser les processus et de fiabiliser les données.
Avec les outils d’adoption, la maintenance est également facilitée, puisque leur réactualisation est quasiment instantanée en fonction de l’évolution de la plateforme.
De réelles vertus pédagogiques
Les outils d’adoption offrent la possibilité d’allier formation, support et communication.
Avec une approche par la pratique, une DAP peut venir compléter une formation ou de la documentation sur la nouvelle application et voire dans certains cas la remplacer. On parle ainsi de ‘learning by doing’ (apprendre en faisant).
La technologie d’une DAP agit effectivement comme une ‘surcouche’ sur les logiciels et applications concernés, sans aucun développement spécifique. Elle est paramétrable par l’entreprise, qui peut créer des parcours d’utilisation sur mesure, contextualisés, et adaptés aux besoins spécifiques : de l’entreprise, d’un service, d’une équipe, ou d’un type de profil particulier, …
L’apprentissage et l’utilisation en temps réel sont simultanés, car l’aide est proposée au bon endroit et au bon moment. Quand les utilisateurs sont dans l’application, ils peuvent voir apparaître : des champs en surbrillance à remplir, des messages et des indications par pop-up à des moments clés du parcours, des liens vers une documentation complète sur un usage précis à réaliser, des nouvelles fonctionnalités mises en avant et des conseils d’utilisation pour être plus performant et gagner du temps.
Les outils d’adoption digitale ne remplaceront jamais complétement la formation, mais contribuent à la stratégie d’accompagnement du changement. Ils viennent en complément des méthodes d’apprentissage et créent un dynamisme vertueux pour s’emparer des outils et accompagner les transformations.
Les outils d’adoption numérique sont des facilitateurs pour s’approprier les différentes solutions. Très souvent, au sein des organisations, d’autres services comme la DSI ou la direction financière en utilisent déjà. Une tendance qui va s’affirmer dans les directions RH dans les années à venir.
