Le groupe SAMSIC dématérialise ses processus RH

Un écosystème de solutions RH pour les experts RH et les collaborateurs.

Le groupe SAMSIC a démarré la dématérialisation des processus RH il y a plus de 5 ans à la demande des clients, des collaborateurs et des services RH. Nous avons commencé à moderniser par la dématérialisation des bulletins de salaire.

Aujourd’hui, notre taux d’adhésion à la dématérialisation du coffre-fort numérique est de 82,67 % (plus de 35 000 collaborateurs concernés).

Nous voulions aussi proposer un stockage illimité en temps et espace des données RH et faciliter leur gestion et leur traitement au quotidien. Nous avions beaucoup de demandes de réédition de bulletins de salaire et de documents administratifs. La dématérialisation et la signature électronique nous ont par ailleurs permis de fiabiliser les process et de les historiser.

Plus généralement, notre souhait était d’être réactifs pour nous adapter aux écosystèmes professionnels. Nous voulions basculer les tâches de saisie en tâches de contrôle et éviter ainsi les activités chronophages, afin de gagner du temps et de la fiabilité en matière de process et de qualitatif de notre base de donnée RH.

Nous avons également pensé nos outils pour répondre aux contraintes légales de confidentialité du RGPD.

Développement d’outils externes et internes connectés à la solution Sopra HR

Nous avons une multitude d’informations à gérer dans la base de données RH qui représente notre SIRH en lien avec plus de 50 logiciels, connectés en amont ou en aval, pour la gestion de la comptabilité, des notes de frais, ou encore de la formation. Nos outils RH pour nos experts RH, services administration du personnel et paie, doivent être flexibles, agiles et adaptés aux spécificités métiers. On a donc choisi une solution hybride, en décidant de recourir à des outils externes, comme pour nos coffres forts numériques, et également de développer nos propres outils répondant quant à eux à des spécificités de nos métiers et notre organisation.

Pour nos collaborateurs, nous avons décidé d’utiliser des outils externes en cloud, pour une accessibilité plus facile à distance. En effet, nous avons environ 9 000 entrées/sorties par mois et il nous faut des systèmes adaptés en capacité de traitement. Pour reprendre l’exemple du coffre-fort numérique, nous avons opté une solution qui permet de conserver les documents pendant 50 ans au sein de la Caisse des Dépôts et Consignations. Dès que les données d’un nouveau collaborateur sont saisies, cela crée automatiquement un coffre-fort numérique et l’identifiant et le mot de passe sont directement envoyés automatiquement par mail. Les bulletins de salaire sont ensuite déposés via un API et un monitoring nous permet de suivre tous les dépôts des bulletins.

Au sein de notre application RH, nous avons aussi développé directement l’indexation des bulletins de salaire qui sont générés directement. Ils sont consultables directement dans la solution RH et mis à disposition de toutes nos entités françaises. Les requêtes se font en précisant le nom du collaborateur et la période souhaitée, de début et de fin de contrat par exemple. C’est beaucoup plus facile d’avoir accès à un historique que nous avons pu créer avec l’ensemble des bulletins Pléiades mais aussi de nos autres logiciels de paie ou antérieur à celui actuel. De plus, nous continuons de développer d’autres indexations dont l’attestation Pôle Emploi AER avec la possibilité de télétransmettre les données via la FCTU.

Les RH 2.0 : efficacité, productivité et fiabilité

Comme outil interne, nous avons développé par exemple la plateforme dénommée ‘R2H2’ pour des actes RH 2.0, dont un module est de faire signer 100% de nos contrats avant l’embauche de manière dématérialisée et ce de manière présentielle ou déportée. En effet, notre problématique est que nos salariés commencent leur premier jour directement chez nos clients et nous n’avons pas forcement les équipes RH sur site pour leur faire signer les contrats d’embauche, contrat édité auparavant à l’agence. Nous voulions par conséquent éviter l’éventuelle requalification des contrats à durée indéterminée en contrat à durée déterminée pour non-respect du délai de signature du contrat de travail. Nous avons donc développé notre outil de dématérialisation des actes RH avec un dossier du collaborateur numérique (GED).

Ce « Book d’embauche » directement sur tablette, connectée à la solution RH afin de récupérer les informations, permet de faire le contrat mais également de photographier les pièces d’identité, de le faire signer à distance grâce à la signature électronique, faire signer des annexes (fiche de poste, dispense de mutuelle, …). Six étapes clés permettent ainsi de récolter les données salariées et contractuelles et de faire signer tous les éléments et annexes grâce à une majorité de cases à cocher et des menus déroulants simples, permettant la fiabilité, la rapidité et l’accessibilité de l’outil. Toutes les informations arrivent sur un backoffice, en Web service mis en place pour les assistantes et les chefs d’établissements. Ils ont ainsi accès à une vue générale de tous les contrats et les traitements en cours. Ce BO permet la signature numérique horodaté par le chef d’établissement lors d’une étape du Workflow d’embauche.

Nous avons également conçu en interne d’autres modules comme un outil pour gérer les entretiens professionnels et les réaliser également sur tablette et sur site. Un autre outil de gestion de la communication RH nous permet de pousser directement des textos et des mails. Notre moteur de recherche RH nous permet quant à lui de faire du mapping et par exemple, de voir dans un rayon de quelques kilomètres les collaborateurs disponibles pour une mission ayant pour but d’éviter le recours au CDD et proposer à nos temps partiels d’arriver à un temps complet. Et de nombreux autres développements sont en cours afin d’améliorer nos process d’embauche.

Nicolas HOEHNE, 
Directeur des systèmes RH chez SAMSIC