La interoperabilidad de RRHH: Pilar de la transformación digital

Frente a la transformación digital de las empresas, la interoperabilidad de los sistemas de información de Recursos Humanos (SIRH) no es solo una opción tecnológica, sino un factor clave de fluidez y coherencia para la gestión global de la nómina y de los RR.HH.. Más allá de la simple conexión de herramientas, estructura la manera en que las organizaciones replantean la circulación de los datos, garantiza la gobernanza de los datos de RR.HH. y la experiencia ofrecida a sus colaboradores. 

Como se destaca en el barómetro Digital y RR.HH. Sopra HR / Usine Digitale, “el 48% de los directores de RR.HH. de grandes empresas consideran que la falta de conexión entre las herramientas digitales de RR.HH. constituye un obstáculo para el éxito de la transformación digital de sus organizaciones”. 

Para evitar la pérdida de información o las entradas múltiples, es necesario que todas las soluciones que componen el SIRH de la empresa sean capaces de dialogar sobre la base de referencias armonizadas. La interoperabilidad también concierne los intercambios de información con el ecosistema externo, compuesto especialmente por organismos sociales e institucionales, realizados según normas rigurosas establecidas por el Estado (por ejemplo, la DSN en Francia). Así, el SIRH se convierte en la base de unos RR.HH. modernos, capaces de responder tanto a las expectativas de los colaboradores como a los desafíos regulatorios en un contexto exigente y en constante evolución. 

Comprender la interoperabilidad: definición y evoluciones recientes 

 
La interoperabilidad designa la capacidad de un sistema informático para interactuar e intercambiar datos de manera fluida con otros sistemas, sean similares o diferentes. En el ámbito de los Recursos Humanos, implica que el SIRH pueda comunicarse tanto con las aplicaciones internas de la organización (finanzas, servicios generales, gestión de tiempos, etc.) como con sistemas externos (plataformas de reclutamiento, organismos de formación, plataformas gubernamentales, etc.). 

La evolución de los entornos de RR.HH. ha visto el auge de las arquitecturas “best of breed”, es decir, el ensamblaje de soluciones especializadas para responder a cada necesidad del negocio. Esta especialización ha multiplicado el número de aplicaciones utilizadas: no es raro ver hasta 20 o 30 herramientas de RR.HH. coexistiendo en un mismo SIRH, e incluso más de cincuenta en algunos grupos internacionales. Esta complejidad impone una nueva exigencia: garantizar que los datos circulen sin fricción y de manera fiable. 

En la práctica, la interoperabilidad permite a cada actor de RR.HH. acceder a la información adecuada, en el momento adecuado, sin importar el canal o la aplicación utilizada, lo que favorece la reactividad y la coherencia de las acciones. Por lo tanto, no se limita a la conexión técnica; debe responder a desafíos de uso, calidad de los datos y conformidad regulatoria, en un contexto donde la transformación digital se acelera y las expectativas de los colaboradores evolucionan hacia más simplicidad e inmediatez. 

Optimizar la eficiencia de RRHH gracias a la interoperabilidad 

 
Una de las principales aportaciones de la interoperabilidad es la mejora de la eficiencia operativa de la función de RRHH al eliminar tareas redundantes y dobles entradas, permite a los equipos de RRHH centrarse en la supervisión y el análisis. Cada acción realizada en un sistema puede desencadenar automáticamente una actualización en las demás aplicaciones, evitando así la multiplicación de errores y olvidos. 

Tomemos como ejemplo el proceso de onboarding de un nuevo colaborador: sin interoperabilidad, cada servicio (nómina, informática, formación, etc) debe introducir y validar la misma información en diferentes lugares. Este funcionamiento en silos genera riesgos de errores, retrasos y una experiencia degradada para el recién llegado. Por el contrario, la interoperabilidad permite superar estas barreras facilitando el intercambio automático de la información esencial del colaborador entre los diferentes sistemas de información, haciendo más fluido y fiable un proceso complejo que inicialmente implica a múltiples actores y sistemas. 

Según el barómetro Sopra HR/Usine Digitale, “más del 70% de las tareas de RR.HH. siguen siendo administrativas”, pero la automatización posibilitada por la interoperabilidad representa, a largo plazo, una valiosa fuente de eficiencia para la función de RR.HH.. 

Experiencia de usuario y adopción: un reto clave del SIRH 

 
La interoperabilidad no se limita a la optimización de los procesos internos; también es un factor determinante de la experiencia de usuario, tanto para los colaboradores como para los managers. La proliferación de soluciones “best of breed” ha complejizado el entorno de RR.HH.. Los usuarios, acostumbrados a aplicaciones muy intuitivas e interconectadas en su vida diaria, a menudo encuentran dificultades para adoptar las herramientas de RR.HH. desplegadas debido a problemas de acceso, navegación y experiencia global. Estos obstáculos pueden perjudicar seriamente su percepción de los beneficios reales ofrecidos por estas soluciones y afectar la imagen que tienen de su empleador. 

Para maximizar la adopción y la eficacia de las soluciones, es esencial proponer una experiencia fluida, donde el acceso a las diferentes herramientas de RR.HH. se realice sin fricción. La implantación de un sistema de autenticación única (SSO) constituye un avance notable: una sola conexión da acceso a todo el ecosistema de RR.HH., simplificando enormemente el recorrido del usuario. Del mismo modo, el portal de RR.HH. unificado, personalizable según los perfiles, permite centralizar los trámites y orientar a cada colaborador hacia las funcionalidades e informaciones pertinentes. 

Interoperabilidad y conformidad normativa: asegurar el ecosistema de RR.HH. 

En un entorno normativo complejo y evolutivo, los SIRH deben integrar nuevas normas (sociales, fiscales, RGPD, etc.) y garantizar que los datos personales se traten de forma segura y conforme a los requisitos legales. La interoperabilidad juega aquí un papel de catalizador: permite asegurar la coherencia y la trazabilidad de la información intercambiada con los sistemas administrativos del Estado y los organismos externos. 

Frente a la rápida evolución de las normas, ya no basta con vigilar la regulación: los SIRH deben ahora intercambiar directamente con los sistemas administrativos del Estado para garantizar un nivel óptimo de conformidad. 

Estos intercambios, realizados según normas rigurosas, abren la vía a una mejor calidad de los datos de RR.HH.. También ofrecen la garantía de que la información relativa a los colaboradores, transmitida a las plataformas oficiales, es fiable y se actualiza regularmente. El control de los flujos de información y su conformidad se refuerzan, lo que limita los riesgos de auditoría negativa o sanción, al tiempo que protege la reputación de la organización. 

Un ecosistema de RR.HH. interoperable también facilita la gestión de los derechos de acceso y la gobernanza de los datos, aspectos cada vez más supervisados por los reguladores y las partes interesadas. 

Fiabilidad, seguridad y calidad de los datos: beneficios concretos 

 
Los intercambios automatizados permiten eliminar duplicados, reducir errores humanos y garantizar que cada información circule de forma coherente en todo el panorama aplicativo. 

Como indican los trabajos del Think Tank Infinity de Sopra HR Software: “Las direcciones de RR.HH. tienen acceso a numerosos datos internos y externos, a menudo altamente confidenciales. Por ello, es imprescindible la máxima rigurosidad en la recogida, el tratamiento y el almacenamiento de esta información.” 
— Libro Blanco “Cuando la IA se sienta a la mesa de los RR.HH.” 

La interoperabilidad, apoyada en mecanismos de seguridad robustos (cifrado, control de accesos, trazabilidad), se convierte en una garantía de protección de los datos sensibles. Reduce los riesgos de exposición durante las transferencias de información, lo cual es vital en la era del teletrabajo y la movilidad creciente. 

La aportación de la IA, por último, viene a reforzar esta base permitiendo una gestión inteligente de los flujos de información y velando por la coherencia global del referencial de RR.HH.. Esto abre la vía a nuevos servicios, más personalizados, y a una gobernanza de los datos aún más exigente. 

Abrir el camino hacia los RR.HH. aumentados 

Al facilitar los intercambios entre soluciones especializadas y garantizar la calidad de los datos, la interoperabilidad se afirma como el terreno fértil de una función de RR.HH. moderna, fluida y conectada. 

Los beneficios son tangibles: reducción de los plazos administrativos, mayor fiabilidad, conformidad reforzada, adopción facilitada por una experiencia de usuario fluida. La información es coherente, consolidada y segura. 

Además, con la intensificación de los usos de la IA, el dominio de la urbanización de los SIRH será un prerrequisito indispensable para inscribirse plenamente en el objetivo de unos “RR.HH. aumentados”, capaces de apoyarse en datos fiables para responder a los retos del futuro. 

Las organizaciones que se embarquen en este camino tendrán una ventaja para avanzar hacia los RR.HH. del mañana.