TENDENCIAS RRHH
Una experiencia eficaz para los empleados, sencilla y segura
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Testimonio de Pierre Tarrisse: Responsable CSP de la gestión administrativa de RR.HH y Nómina de BNP Paribas
La transformación digital ha sido una oportunidad para que muchas empresas incorporen nuevas herramientas de RR.HH, pero ¿qué pasa con la experiencia de los colaboradores ante la proliferación de la oferta de servicios digitales?
Como responsable de un centro de servicios compartidos, me encargo de las actividades relacionadas con las nóminas y la gestión administrativa de todo el Grupo BNP Paribas en Francia, lo que representa 25 empresas que emiten 60 000 nóminas al mes.
En los últimos años hemos digitalizado una serie de procesos de RR.HH y hemos ofrecido servicios digitales de RR.HH a nuestros colaboradores. Por ello, desde nuestra plataforma dedicada a la gestión administrativa y a la nómina, hemos ido ofreciendo paulatinamente herramientas de autoservicio para la gestión de las vacaciones o de datos administrativos personales como la dirección, la situación familiar o los datos bancarios.
Posteriormente, creamos soluciones en torno al proceso de contratación con gestión de contratos, firma electrónica y almacenar de forma segura las nóminas.
Por lo tanto, hoy tenemos un cúmulo de todas las aplicaciones que se han ido desarrollando a lo largo del tiempo, en consonancia con el desarrollo exponencial de las nuevas tecnologías. Nuestra elección fue elegir la mejor solución del mercado para cada tema tratado, así como desarrollar una serie de aplicaciones específicas en nuestra empresa.
La cuestión que se plantea es la de simplificar la relación laboral
Hoy en día contamos con una serie de ofertas digitalizadas para la gestión administrativa, pero también para otros ámbitos de la actividad de RR.HH, como la contratación o la formación. El desarrollo progresivo de la oferta de RR.HH a lo largo del tiempo da lugar a numerosas interfaces con gráficos específicos y diferentes ergonomías, por lo que es evidente que esta situación está planteando la importancia de una experiencia más unificada y simplificada para los empleados.
Tenemos unas 15 aplicaciones de RR.HH que son utilizadas habitualmente por todos los colaboradores y el reto ahora es presentar este conjunto de servicios de forma más coherente y mejorar su accesibilidad.
El CSP es el punto único de acceso de los colaboradores a los distintos servicios de RR. HH. y está previsto que se convierta en un «centro» de aplicaciones para los distintos servicios de RRHH.
Tramitación rápida, eficaz y clara de las solicitudes de RR.HH
El objetivo es que el colaborador vea una interfaz única y fluida, sin tener que preocuparse por las distintas integraciones tecnológicas, por lo que su experiencia está en el centro de nuestro pensamiento a la hora de armonizar todas las interconexiones e interoperabilidad entre las diferentes aplicaciones. Así pues, la función de RR.HH está cambiando drásticamente en su trabajo diario para convertirse en un «proveedor de servicios».
Nuestro principal objetivo es el servicio prestado y cómo podemos medir su calidad, ya que los plazos de tramitación de las solicitudes de RR.HH son extremadamente delicados. Para poder dar respuestas eficaces y rápidas, optamos por una solución integrada de ticketing: un sistema de gestión de solicitudes que permite controlar el volumen de documentos tramitados y el tiempo que transcurre entre la recepción de las solicitudes y su tramitación final. Esto permite objetivar la experiencia de los colaboradores, que se suele basar en los sentimientos y es importante demostrar la eficiencia y la productividad de RR.HH. Los certificados más comunes, por ejemplo, se producen automáticamente y hemos establecido numerosos flujos de trabajo.
Los empleados suelen expresar la necesidad de una “orientación” frente a la profusión de solicitudes. Actualmente estamos considerando la creación de un portal único que les permita disponer y acceder a todas las aplicaciones de RR.HH en un escritorio virtual, con títulos claros y explicaciones sobre el ámbito de aplicación. Asimismo, tenemos que revisar nuestros procesos de RR.HH para que las aplicaciones sean más fáciles de usar y que los datos estén sincronizados en tiempo real. De esta manera, el empleado solo tiene que solicitarlos una vez, por lo que se trataría de una experiencia única.
La seguridad informática es la condición sine qua non
Por otro lado, somos un banco y sufrimos regularmente ataques informáticos, por lo que el aspecto de la seguridad informática es el tema que nos preocupa en primer lugar. Si no se cumplen nuestros requisitos en materia de protección de datos, no avanzamos en el desarrollo de una herramienta o un proyecto de digitalización. Hemos implementado una política muy rigurosa de gestión de las autorizaciones de acceso a los datos dentro de un perímetro determinado y todo se controla mediante campañas de certificación periódicas. Siempre que iniciamos un proyecto, nos aseguramos de la protección de los datos personales teniendo en cuenta los medios de almacenamiento de estos, especialmente en línea en almacenamiento o en la gestión de documentos electrónicos. Además, tenemos procesos de archivo y destrucción extremadamente precisos. Por otra parte, hay que prestar atención a la obsolescencia de las aplicaciones antiguas, que son más susceptibles de ser vulneradas, por eso cada año asignamos importantes presupuestos de TI para actualizar la tecnología de las aplicaciones.
En 2018 pasamos a la oficina flexible y al teletrabajo, de manera que ya habíamos acelerado la digitalización de nuestros documentos de RR.HH. Esto facilitó la continuidad de los servicios cuando nos enfrentamos a la crisis sanitaria de 2020, dado que todos nuestros empleados ya disponían de ordenadores portátiles y solo tuvimos que habilitar el acceso remoto para facilitar el trabajo de los directivos.
