Modernización y digitalización de la gestión RRHH en Vinci Autoroutes
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La digitalización refuerza el departamento de RRHH de las tres empresas del Grupo y mejora la imagen de marca.
Vinci Autoroutes se embarcó en la digitalización hace cinco años. El Grupo está formado por tres empresas, Cofiroute, ASF y Escota, que dan empleo a un total de 6.000 personas. Pusimos en marcha unos talleres de "ideación" que se desplegaron en cada empresa para modernizar nuestros procesos de RRHH, que eran bastante empíricos, y sobre todo para digitalizarlos. Queríamos aumentar la productividad y estar a la vanguardia de la tecnología, respetando el medio ambiente. También queríamos optimizar la integración de los nuevos contratados. Comenzamos nuestro primer proyecto de digitalización en 2017, con el lanzamiento de nuestro portal de servicios de RRHH llamado “MonaLisa”. Hoy, este portal ofrece a los empleados una gama completa de servicios RRHH a los que pueden acceder desde su smartphone o su tableta. Al principio, sólo se trataba de enlaces a diversas aplicaciones externas (mutuas, seguridad social, etc.). Luego, en 2018, lanzamos la digitalización de las nóminas en las tres empresas. Ese fue el primer gran paso en nuestra digitalización. En marzo de 2018, continuamos nuestra modernización con talleres de "ideación" para ampliar nuestra oferta RRHH con herramientas digitales. En enero de 2019, decidimos implantar una caja fuerte electrónica. Posteriormente, empezamos a digitalizar todos los archivos RRHH en papel con la ayuda de un proveedor externo. En 2020, lanzamos la V2 de 'MonaLisa'.
Gestión documental más fácil y rápida
El departamento de RRHH ofrece ahora a los empleados diversas funcionalidades digitales como: una caja fuerte personal, un expediente personal y la firma electrónica para estos documentos administrativos. Para la firma electrónica, utilizamos la tecnología Docusign, que es compatible con eIDAS.
El portal del empleado incluye una base de datos RRHH y numerosos artículos para aprender más sobre nuestras tres empresas, y formularios RRHH para enviar fácilmente datos y documentos. Todos los procesos están automatizados. La conexión es fácil (tecnología SSO - Single Sign On) con accesibilidad desde el exterior (PC, smartphone). La biblioteca de artículos y formularios RRHH incluye información sobre salud y previsión, cuentas de ahorro de tiempo (TSA), gestión de ausencias y del tiempo de trabajo, compensación y beneficios, trámites administrativos, carrera y movilidad, ahorro de los empleados, vida en la empresa, diálogo social, formación y jubilación. Según el tipo de formulario, los flujos de trabajo son diferentes y se redirigen a los departamentos correspondientes, a los responsables o administradores RRHH o al departamento de nóminas.
Se han redactado más de 60 artículos por empresa y se ha creado una veintena de formularios, clasificados por categorías y disponibles para su consulta desde la apertura del portal desde el 6 de enero de 2020, los 7 días de la semana y las 24 horas del día. La biblioteca de RRHH evoluciona en función de la vida de la empresa y de las peticiones y necesidades de los empleados. Los artículos pueden ser modificados por los equipos de RRHH. También hemos establecido un proceso dedicado a la iniciación de los empleados. Los nuevos contratados reciben automáticamente un mensaje de bienvenida de nuestro DRH y se les invita a completar un curso de información en línea y a rellenar y firmar numerosos documentos administrativos y contractuales.
Para los equipos RRHH, hemos organizado un plan de archivado que facilita la búsqueda de documentos. Todos los expedientes RRHH de las tres empresas se han clasificado, escaneado y archivado según un plan de archivado idéntico, respetando la confidencialidad y el RGPD.
El efecto Covid en la aceleración de la digitalización
Actualmente, la tasa de digitalización es del 83% y la tasa de rechazo de la digitalización es sólo del 17%. La pandemia ha reforzado nuestra estrategia ya que nos hemos dado cuenta de que la caja fuerte electrónica ha sido también un medio eficaz de comunicación con nuestros empleados y nos ha permitido mantener el vínculo, al tiempo que les informábamos de las normas sanitarias que debían respetar y les proporcionábamos los certificados que necesitaban. Muchos empleados se convencieron durante este periodo de la eficacia de la digitalización. En 2020, firmamos 3.400 documentos utilizando la firma digital. Durante los periodos de cierre, las solicitudes de formularios se dispararon. Para conseguir que todos los empleados se sumen, lanzamos campañas de comunicación con carteles de "Todos conectados", envíos de correo electrónico, “Cafés conectados”, así como la publicación de artículos y vídeos.
La digitalización ha provocado un cambio en nuestras prácticas RRHH, lo que se ha traducido en la eliminación del papel (se han eliminado cerca de 200.000 impresiones de nóminas y anexos al año) y en una fuerte disminución del correo electrónico y de reuniones presenciales con los equipos de recursos humanos. Los empleados se han acostumbrado a comunicarse a través de sus smartphones de trabajo. Cada mes tenemos nuevas peticiones para seguir modernizando nuestra oferta de RRHH. Nuestra imagen de marca Vinci Autoroutes también se ve reforzada internamente y entre los futuros contratados.
Stéphanie Talbot,
Responsable de Nómina y SIRH ESCOTA - VINCI AUTOROUTES
