El Grupo SAMSIC digitaliza sus procesos RRHH

Un ecosistema de soluciones RRHH para expertos en RRHH y colaboradores.

La principal actividad del Grupo SAMSIC son las personas y el suministro de colaboradores a los clientes para todo tipo de prestaciones. Cerca de 60.000 colaboradores "operativos" trabajan para el Grupo aunque tienen sus puestos de trabajo en el cliente lo que complica nuestros intercambios e interacciones con ellos. Nuestra sede, situada en Rennes, cuenta con 350 empleados, de los cuales casi un centenar se dedican a los RRHH

El Grupo SAMSIC inició la digitalización de los procesos RRHH hace 5 años a petición de clientes y colaboradores y de los servicios RRHH. Empezamos la modernización con la digitalización de las nóminas.

Actualmente, nuestra tasa de digitalización de la caja fuerte digital es del 82,67% (más de 35.000 empleados).

También queríamos ofrecer un almacenamiento ilimitado en tiempo y espacio de los datos RRHH y facilitar su gestión y procesamiento diario. Teníamos muchas solicitudes para volver a emitir nóminas y documentos administrativos. La digitalización y la firma electrónica también han permitido hacer más fiables los procesos y mantener un registro de los mismos.

En términos generales, deseábamos ser reactivos para adaptarnos a los ecosistemas profesionales. Queríamos cambiar las tareas de entrada de datos por tareas de control, evitando hacer actividades que consumieran mucha dedicación con el fin de ahorrar tiempo y mejorar la fiabilidad de los procesos y la calidad de nuestra base de datos.

Además, diseñamos nuestras herramientas para cumplir con los requisitos legales de confidencialidad del RGPD.

Desarrollo de herramientas externas e internas conectadas a la solución Sopra HR

Tenemos mucha información que gestionar en la base de datos RRHH, que es nuestro SIRH, vinculada a más de 50 programas informáticos, conectados en sentido ascendente o

descendente, para gestionar la contabilidad, las notas de gastos y la formación. Nuestras herramientas de RRHH para los expertos en contratación, administración de personal y departamentos de nóminas, deben ser flexibles, ágiles y adaptarse a las especificidades de nuestras actividades. Por tanto, optamos por una solución híbrida: decidimos utilizar herramientas externas, como por ejemplo las cajas fuertes digitales, pero también optamos por desarrollar nuestras propias herramientas para las especificidades de nuestra actividad y de nuestra organización.

Para nuestros empleados, decidimos utilizar herramientas externas basadas en la nube, con el fin de facilitar el acceso remoto. Tenemos unas 9.000 entradas/salidas al mes y necesitamos sistemas con la capacidad de procesamiento adecuada. Retomando el ejemplo de las cajas fuertes digitales, optamos por una solución que permite almacenar los documentos durante 50 años en la Caisse des Dépôts et Consignations. Cuando se introducen los datos de un nuevo empleado, se crea automáticamente una caja fuerte digital, y el identificador y la contraseña son enviados automáticamente por correo electrónico. A partir de ese momento, las nóminas se envían a través de una API y un sistema de control nos permite seguir todos los depósitos de nóminas.

Dentro de nuestra aplicación RRHH, también hemos desarrollado la indexación de las nóminas que se generan automáticamente. Se pueden consultar directamente en la solución RRHH y están a disposición de todas las entidades francesas. Las consultas se realizan especificando el nombre del empleado y el periodo deseado -inicio y final del contrato, por ejemplo-. Es mucho más fácil tener acceso a un historial creado con todas las nóminas Pléiades añadiendo las de nuestras otras aplicaciones de nómina.

Además, seguimos desarrollando otras indexaciones, como el certificado de la Oficina de Empleo con la posibilidad de transmitir los datos telemáticamente a través de FCTU.

RH 2.0: eficacia, productividad y fiabilidad

Una de las herramientas internas que hemos desarrollado es la plataforma "R2H2" para ciertos trámites de RH 2.0, con el fin de que el 100% de nuestros contratos se firmen digitalmente antes de la contratación, de forma presencial o a distancia. De hecho, nuestro problema es que nuestros empleados empiezan su primer día directamente en las instalaciones del cliente y no disponemos de equipos de RRHH in situ para que puedan firmar sus contratos de trabajo, contrato editado previamente en la agencia. Y queríamos evitar la posible recalificación de los contratos indefinidos en contratos de duración determinada por incumplimiento del plazo de firma del contrato laboral. Por ello, hemos desarrollado nuestra herramienta de digitalización de documentos RRHH con un expediente digital del empleado (GED).

Este “Book de Contratación” directamente a través de la tableta, conectada a la solución RRHH para recuperar información, permite elaborar el contrato, fotografiar documentos de identidad, firmarlo a distancia mediante la firma electrónica, firmar los apéndices (ficha del puesto, dispensa de mutua,…). En seis pasos clave se recogen los datos de los empleados y de los contratos, y se firman todos los elementos y apéndices mediante un gran número de casillas de verificación y sencillos menús desplegables. Toda la información llega a un

backoffice, en un web-service creado para asistentes y directores de entidades. De esta forma, disponen de una visión global de todos los contratos y procesos en curso. Este BO permite la firma digital, con fecha, por el responsable de la entidad en una de las etapas del flujo de contratación.

También hemos diseñado una herramienta interna que posibilita la gestión de las entrevistas profesionales y la realización de las mismas a través de una tableta in situ. Otra herramienta de gestión de la comunicación RRHH nos permite enviar directamente mensajes de texto y correos electrónicos. Nuestro motor de búsqueda RRHH nos permite mapear y, por ejemplo, ver en un radio de unos pocos kilómetros qué empleados están disponibles para una asignación con el fin de evitar los contratos de duración determinada, y conseguir que los empleados de jornada parcial consigan llegar a la jornada completa. Y hay muchos otros desarrollos en marcha para mejorar nuestros procesos de contratación.

Nicolas HOEHNE, 
Director de sistemas de RRHH en SAMSIC